¿Qué es un tablero Kanban y cómo utilizarlo?

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Te explicamos  cómo sacar partido al tablero Kanban, una de las principales herramientas para la administración de proyectos ágiles. Te presentamos algunas de las herramientas más útiles para construir y colaborar con tableros Kanban para que aprenderás a implementar esta metodología en tu proyecto online.

Índice

¿Qué es Kanban?

Kanban es una metodología de gestión de proyectos genérica, basada en la visualización del trabajo en curso, clasificado en distintas áreas según su estado.

Por su parte, el tablero Kanban es una herramienta de administración de proyectos que ofrece una manera visual y colaborativa de gestionar el trabajo, basada en la metodología Kanban. Es ampliamente utilizada en la gestión de proyectos en métodos de desarrollo ágiles para mejorar la productividad y la organización de los desarrolladores, pero realmente podría ser usada para cualquier tipo de trabajo. De hecho, originalmente se usaba en las fábricas de Toyota para optimizar la producción.

Los tableros Kanban permiten visualizar el flujo de trabajo a través de tarjetas que se organizan en columnas, generalmente según el estado en el que se encuentra esa tarea. Gracias a ellos conseguimos ayudar a los equipos a gestionar tareas de forma más eficiente y colaborativa. Sin duda, una metodología esencial para crear tu página web o crear una tienda online. 

Componentes clave del tablero Kanban

Para que podamos entender mejor en qué consiste el tablero Kanban, vamos a describir ahora los elementos por los que se compone.

Columnas y tarjetas: ¿cómo funcionan?

Los dos componentes principales de un tablero Kanban son las columnas y las tarjetas. Un tablero consta de varias columnas y una columna puede tener un número indeterminado de tarjetas. En las columnas de un tablero kanban colocaremos tarjetas que se encuentren en un momento dado del proceso de desarrollo. Algunas clasificaciones podrían ser:

  • Tareas urgentes
  • Tareas comenzadas
  • Tareas completadas
  • Tareas en revisión

Luego, en cada columna del tablero colocaremos tarjetas que contienen la información relevante sobre una tarea en concreto. Una tarea tendrá un título y descripción y podrá tener una fecha límite, el nombre del desarrollador o la persona asignada, comentarios y anotaciones, archivos adjuntos, así como cualquier otra información necesaria para llevarla a cabo.

Significado y uso de los WIP limits (límites de trabajo en curso)

La metodología Kanban establece unos WIP limits o límites de trabajo en curso. Éstos son la cantidad máxima de tareas que pueden estar en progreso simultáneamente en una columna del tablero. 

Implementar WIP limits nos ayuda a no sobrecargar la marcha del proyecto y con ello consigue mejorar el enfoque y la calidad del trabajo. Al no tener demasiadas tareas a realizar en una columna, los equipos pueden centrarse en completarlas con la suficiente atención antes de pasar a la siguiente.

Etiquetas y colores en las tarjetas

Los tableros tienen la posibilidad de utilizar etiquetas y colores que permiten mejorar la organización de las tareas por prioridades, tipos o estado. Mediante las etiquetas podemos indicar diversas cuestiones, como la urgencia de la tarea, si está dentro de un proyecto o funcionalidad determinada, si está bloqueada por algún motivo, etc. Igualmente, los colores pueden facilitar la organización de una manera más visual.

Beneficios de la metodología Kanban

Veamos ahora los beneficios de la metodología Kanban en la gestión del flujo de trabajo y la colaboración dentro de un equipo.

Mejora en la gestión del flujo de trabajo

El principal beneficio de la metodología Kanban consiste en la mejora de la gestión del flujo de trabajo en los proyectos. Gracias a la visualización del trabajo en curso en los tableros es fácil tener una percepción global del proyecto e identificar las tareas que necesitan más atención, o los problemas a los que se enfrenta el equipo de trabajo.

Incremento de la visibilidad del proceso

Gracias a los tableros Kanban podemos verificar de manera visual el proceso de trabajo en los proyectos, viendo cuáles son las tareas que se están realizando, las que están en cola y las que han sido realizadas. Al compartir tareas de todo el proyecto, todos los miembros del equipo pueden obtener una información clara y global del estado y la marcha.

Aumento de la eficiencia y reducción de cuellos de botella

Los tableros nos permiten organizar las tareas de manera eficiente, evitando sobrecargas mediante los WIP limits. También nos ayudan a identificar cuellos de botella en el proceso, de modo que los gestores puedan tomar medidas oportunas para resolverlos. Con ello se consigue que las tareas fluyan de manera constante y evita interrupciones en el trabajo.

Facilita la colaboración y comunicación en equipo

Otro de los beneficios de Kanban consiste en fomentar la colaboración entre los miembros del equipo. Todas las personas pueden acceder a los tableros y verificar el estado de las tareas, participar en ellas con sus comentarios, ayudar a resolver problemas o establecer prioridades. Así se consigue una mayor vinculación de los trabajadores, la participación y el compromiso con el estado global de todo el proyecto

Cómo configurar un tablero Kanban efectivo

Ahora vamos a entrar en un área más práctica de este post, donde queremos ayudarte a comenzar a usar los tableros Kanban de una manera eficaz.

Selección de herramientas: físico vs. digital

Los tableros Kanban se pueden implementar tanto en soporte físico como en soporte digital. Podríamos perfectamente hacer un tablero Kanban en una pizarra o con tarjetas adhesivas tipo post-it en una pared. Por supuesto, también existen herramientas para la gestión de tableros por medio de aplicaciones web, lo que ofrece la posibilidad de colaborar remotamente, entre otras ventajas.

En ambientes de desarrollo web es más habitual que utilicemos los formatos digitales, ya que permiten trabajar de manera remota, facilitan la gestión de las tareas por el equipo, la comunicación y ofrecen algunas funcionalidades avanzadas de automatización.

Creación de columnas y definición de etapas del flujo

El primer paso para empezar a utilizar el tablero Kanban consiste en la creación de columnas, que generalmente engloban las tareas de una etapa concreta del flujo de trabajo.

Generalmente será el gestor del proyecto quien se encargue de realizar esta labor. Lo típico sería comenzar por dividir las tareas en los tres estados principales que hemos comentado: «Tareas pendientes», «En progreso» y «Completadas». En proyectos más grandes podrían dividirse también por otros conceptos como «En revisión» o «Bloqueadas». Aunque generalmente las columnas agrupan tareas por su estado dentro del flujo, en determinadas circunstancias y proyectos podríamos clasificarlas por algunas funcionalidades concretas o por problemas que se estén enfrentando.

Diseño y organización de las tarjetas Kanban

Las tarjetas deben incluir toda la información necesaria para realizar una tarea. Entre otros:

  • Título de la tarea
  • Descripción breve o detallada
  • Persona encargada
  • Fecha de vencimiento
  • Etiquetas que indiquen prioridad o tipo de tarea
  • Discusión
  • Archivos adjuntos

La ventaja de los tableros digitales en este área es significativa, ya que están preparados para incluir todo tipo de aportaciones en las tareas, lo que facilita la gestión del proyecto y la colaboración del equipo.

Establecimiento de WIP limits y políticas de manejo

El gestor del proyecto tendrá también que definir los WIP limits, así como las políticas que lleva implementar el equipo a la hora de manejar el tablero. Por ejemplo, en que las circunstancias se pueden mover una tarjeta a otra columna o priorizarla con respecto a otras que haya en esa columna.

Cómo implementar la metodología Kanban en tu equipo

Implementar la metodología Kanban en un equipo requiere diversos pasos, además de definir y gestionar el tablero. Vamos a verlos ahora.

Definir los objetivos y necesidades del equipo

Para extraer un buen partido a la metodología Kanban debemos comenzar por definir los objetivos del equipo y los que pensamos abordar por medio de las estrategias Kanban. Por ejemplo, podemos buscar mejorar la colaboración en el equipo, la visibilidad del trabajo en curso, reducir los cuellos de botella o cosas similares.

Seleccionar y configurar la herramienta Kanban adecuada

Como segundo paso debemos seleccionar la herramienta que vamos a utilizar para la implementación de los tableros. En el mercado existen numerosas herramientas digitales que nos pueden ayudar a generar estos tableros de una manera sencilla. Incluso podemos encontrar alternativas gratuitas. Algunas de las más destacadas son:

  • Trello
  • Jira
  • Zoho
  • Monday.com
  • YouTrack

Cualquiera de esas herramientas permite una prueba gratuita, lo que nos ayudará a saber cuál es la que mejor se adapta a nuestros objetivos o las necesidades del proyecto.

Diseñar el tablero Kanban con columnas y WIP limits

A la hora de diseñar el tablero recomendamos basarse en los distintos estados del flujo de trabajo. Además el gestor también tendrá que definir los WIP limits acorde a las capacidades del equipo.

Puedes empezar por una clasificación elemental y en la medida en la que evolucione el proyecto o adquieras experiencia puedes rápidamente reestructurar la distribución, añadiendo nuevas columnas o revisando los WIP limits.

Capacitar al equipo en el uso del tablero Kanban

Generalmente las herramientas para el uso de Kanban son bastante intuitivas. No obstante, es posible que necesites explicar a los miembros del equipo cómo trabajar con ellas o cuáles son las políticas a seguir para participar en los tableros o las tarjetas. Además, el gestor también tendrá que fomentar el uso de las herramientas para la adopción por parte del equipo.

Monitorear, ajustar y optimizar el proceso Kanban regularmente

Finalmente, los administradores de los proyectos deberán usar los tableros para monitorear el estado del trabajo de manera continua. Esto les permitirá extraer la utilidad completa a los tableros Kanban, a la hora de detectar posibles cuellos de botella o áreas de trabajo en las que se requiera una especial atención. También nos permitirá verificar que los objetivos del proyecto están siendo alcanzados por el equipo de desarrollo.

Alberto Blanch

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