¿Qué es un backorder y cómo gestionarlo en tu tienda online?

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Te explicamos cómo gestionar un tipo de situación habitual en las tiendas online: el pedido que se realiza sobre un producto que no está actualmente en stock, algo que se denomina backorder. Si tienes un comercio electrónico y quieres realizar una gestión optimizada de tu inventario, evitando perder ventas y mejorando la satisfacción y fidelidad de tus clientes, este artículo te interesa.

Índice

¿Qué es un backorder?

Un backorder es un pedido que se realiza sobre un producto que no está actualmente en stock. Es decir, aunque el producto esté agotado en ese momento, se permite al cliente seguir haciendo el pedido con la promesa de que recibirá el artículo tan pronto como se reponga.

Este sistema puede ser interesante, porque permite a los clientes asegurarse de que obtendrán el producto en cuanto vuelva a estar disponible. Además a las tiendas les brinda la oportunidad de seguir generando ventas, incluso cuando el inventario está agotado.

¿Cómo funciona el proceso de backorder?

El proceso de backorder no es tan complejo, pero debe entenderse correctamente y realizarse de una manera adecuada para que no surjan problemas. Te lo vamos a explicar.

¿Qué sucede cuando un producto se agota y hay un backorder?

Cuando un producto se agota, podemos permitir a los clientes realizar un pedido, aunque no haya disponibilidad inmediata. En este caso, debemos siempre especificar la situación durante el proceso de compra notificando al cliente el plazo estimado de entrega. 

No se debe tomar a la ligera, puesto que ese plazo consiste en un compromiso y debe ser gestionado cuidadosamente para evitar problemas de insatisfacción o cancelaciones de pedidos.

El papel del proveedor en la gestión de backorders

Para asegurar el proceso de backorder es importante comunicarse con el proveedor, que es quien debe garantizar que los productos agotados lleguen a tiempo. Debemos asegurarnos que los plazos de entrega sean realistas y así evitar retrasos, ante los cuales seremos nosotros los que demos la cara ante el cliente.

Sistemas de gestión de inventario y backorders

Para gestionar de manera efectiva los backorders, es crucial contar con un sistema de gestión de inventario capaz de monitorear el stock en tiempo real. Estos sistemas también nos ayudan a planificar la reposición y mantener informados a los clientes sobre el estado de sus pedidos pendientes. La mayoría de los CMS de comercio electrónico admiten estas funcionalidades, ya sea de casa o mediante plugins especializados.

Comunicación con el cliente durante un backorder

Durante el proceso de backorder es importante comunicar con el cliente para mantenerle informado y actualizado sobre su pedido. Es importante trabajar con transparencia, ya que será más probable que esté dispuesto a esperar si conoce las posibles actualizaciones de los tiempos de entrega.

Impacto de los backorders en la cadena de suministro

Cuando lidiamos con backorders debemos estar atentos sobre toda la cadena de suministro, para coordinar el proceso con proveedores, almacenes y logística y asegurar que los productos lleguen a tiempo, o reaccionar si no es así. Debes entender que todos estos pasos requerirán más tiempo de gestión por tu parte e incrementará la complejidad del trabajo diario.

Diferencia entre backorder y fuera de stock

Hay una confusión bastante frecuente entre el concepto de backorder con el de fuera de stock. Es importante que entiendas las diferencias para poder tratar cada caso de la manera adecuada.

Dentro de tu tienda, cuando un producto está fuera de stock simplemente se aceptan pedidos de los clientes. Esto indica que los visitantes no lo podrán comprar. En el caso de un backorder, aunque no haya stock en ese instante sí se permite la compra del producto, indicando que la entrega se realizará posteriormente, generalmente cuando se reciba del proveedor.

Dejar los productos fuera de stock puede llevarte a perder clientes o que tus propios clientes se sientan frustrados y tengan que recurrir a otra tienda. Por tanto, generalmente activar los backorders es una buena idea, sin embargo implica una mayor cantidad de gestión y entender que, al aceptar el backorder, estamos adquiriendo un compromiso con el cliente y generando una expectativa que deberíamos de cumplir.

Ventajas de usar un backorder para tiendas online

Todo lo anterior te debería dar una idea aproximada sobre las ventajas de utilizar esta estrategia en tu tienda online. Por si no ha quedado suficientemente claro, aquí va un resumen de los puntos más importantes.

Aumenta tus ventas sin necesidad de un gran inventario

Una de las principales ventajas de utilizar backorders es que puedes aumentar las ventas sin la necesidad de tener un inventario grande de ciertos productos. Gracias al hecho de seguir recibiendo pedidos, puedes asegurar ventas aunque no tengas stock en un momento dado.

Mejora la satisfacción del cliente y la fidelización

No siempre el cliente está dispuesto a esperar la reposición de los productos. Pero generalmente agradecerá tener al menos la opción de realizar un backorder en lugar de encontrar un producto agotado que simplemente no puede comprar.

Esto ayuda en lo que respecta a la fidelización del cliente. Pero también implica un compromiso por nuestra parte, que debe saldarse correctamente para que la experiencia sea finalmente positiva.

Optimiza la gestión de tu inventario y reduce costes

Como hemos visto, si activas los backorders, con menos inventario consigues asegurar más ventas. Esto optimiza la gestión de inventario y reduce los costes de almacenamiento.

Fortalece tu relación con los proveedores

Al mismo tiempo, el backorder contribuye a mejorar la relación con los proveedores, ya que puedes aceptar pedidos que repercutirán en mayores ventas también para ellos.

Obtén datos valiosos sobre la demanda de tus productos

Dejar la puerta abierta a la relación de backorders también te permite obtener información valiosa sobre la demanda de los productos. En este sentido es también mejor que simplemente cerrar las ventas porque no tienes stock. Con esos datos puedes saber qué artículos tienen mayor interés y optimizar tu oferta.

Estrategias efectivas para gestionar backorders

Para terminar, vamos a señalar algunas estrategias que te ayudarán a gestionar de manera efectiva los backorders en tu tienda online.

Comunicación transparente con los clientes

No nos cansaremos de repetir que la clave para gestionar los backorders con éxito es mantener una comunicación fluida con el cliente, para que conozca siempre los plazos de entrega y cualquier incidencia que pueda surgir en el proceso de logística. Es importante también para mantener la confianza del cliente en la tienda.

Optimización de inventarios para minimizar backorders

Gestiona correctamente el inventario de tu tienda y anticípate a situaciones de desabastecimiento. Esto es importante para reducir la necesidad de backorders. Para este punto debes monitorizar las ventas y contar con herramientas de previsión de demanda,

Automatización de alertas de stock y pedidos pendientes

Por último, si quieres aceptar backorders en tu tienda, deberías implementar sistemas automatizados de alertas de stock, así como informes sobre pedidos pendientes, automatización de gestiones y comunicaciones, etc. Esto minimizará posibles errores humanos cuando gestionas los backorders.

Cómo notificar a los clientes sobre un backorder

Como hemos dicho antes, es fundamental mantener la comunicación con el cliente y notificar novedades sobre los backorder. Te mostramos algunas formas de hacerlo de manera efectiva.

Plantillas de email para notificar sobre backorders

Para automatizar al máximo la gestión de las comunicaciones es importante usar plantillas de email. En ellas debes incluir detalles como el plazo estimado de entrega, la razón de posibles retrasos y mensajes que refuercen el compromiso de cumplir con el pedido.

Gestión de expectativas con tiempos estimados de entrega

Es fundamental informar siempre sobre los tiempos de entrega, con estimaciones realistas, para que las expectativas de los clientes se cumplan en la medida de lo posible. Esto evitará frustración por parte del cliente y también que pierda la confianza en la tienda.

Ofertas y descuentos para compensar la espera

Si lo ves oportuno, en el caso de ocurrir retrasos más allá de las estimaciones iniciales, es posible comunicar con el cliente ofreciendo algún tipo de compensación. Por ejemplo, puedes ofrecer descuentos para futuras compras. Con ello no solo consigues mitigar el impacto negativo del retraso, sino que también incentiva a los clientes a realizar nuevas compras en el futuro.

Herramientas para gestionar backorders en tu ecommerce

La mayoría de las plataformas de ecommerce pueden gestionar los backorders de una manera más o menos avanzada, pero existen otras herramientas a considerar.

Sistemas de gestión de inventarios (ERP) para controlar el stock

Si contamos con un sistema ERP es posible que dispongamos ya de una potente gestión de inventario. Estas herramientas son muy útiles para hacer un seguimiento preciso del stock y automatizar los procesos de reposición de productos. Todo ello será muy útil para mejorar la gestión de backorders.

Plugins y plataformas ecommerce que facilitan el backorder

Existen diversos plugins y plataformas ecommerce que facilitan la gestión de backorders. Lo mejor es consultar en el marketplace del CMS de ecommerce que estés usando. 

Por ejemplo, WooCommerce tiene el plugin «WooCommerce Backorder Manager» que permite gestionar los backorders, obtener informes, gestionar las notificaciones por email y otras cosas.

PrestaShop ofrece opciones de gestión de backorders que podemos activar a nivel de tienda o para determinados productos.

Integraciones con proveedores para automatizar reabastecimiento

Algunos proveedores ofrecen integraciones para automatizar el proceso de reabastecimiento. Usar estas funcionalidades nos permite minimizar el tiempo que un producto permanece agotado en la tienda, lo que nos ayuda a gestionar mejor los backorders, evitarlos en muchos casos o reducir los plazos de entrega.

Buenas prácticas para evitar backorders en el futuro

En una situación ideal deberíamos poder gestionar la demanda mediante el stock disponible en nuestra tienda, de modo que se reduzcan los backorders al mínimo. Veamos algunas buenas prácticas para evitar backorders en el futuro.

Análisis de la demanda y previsión de stock

El primer paso consiste en analizar con detalle la demanda de los clientes de tu sitio web. En la medida que conozcas mejor tu negocio podrás planificar mejor el inventario. La experiencia te debe ayudar a conseguir previsiones más acertadas. 

Relación estrecha con proveedores para evitar retrasos

Es importante mantener una relación estrecha con tus proveedores para asegurar la disponibilidad de los productos y poder reaccionar rápidamente ante la falta de stock. Un contacto frecuente te ayudará a prever mejor posibles carencias en la cadena de distribución y reaccionar a tiempo, de modo que puedas reducir la posibilidad de tener que recurrir a backorders.

Gestión proactiva de inventarios y niveles de stock mínimos

Siempre es bueno implementar un protocolo para la gestión del inventario. Por ejemplo puedes establecer niveles de stock mínimos, al menos de los productos más demandados. Además puedes recurrir a sistemas automatizados para realizar pedidos de productos llegado al umbral mínimo de inventario.

María García Ruesgas

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