Cómo sacar el máximo partido de tu correo electrónico
El correo electrónico es la herramienta de Internet más extendida y utilizada por los usuarios, tanto para su uso particular como empresarial. Según el último estudio de AIMC, casi nueve de cada diez internautas consultan su correo electrónico diariamente, muy por encima de otros servicios como la mensajería instantánea o la lectura de noticias en Internet. Por este motivo, resulta imprescindible configurar el correo de forma óptima para aprovechar al máximo todas las posibilidades que nos ofrece en nuestras comunicaciones online.
A la hora configurar nuestra cuenta de correo en un programa de email (Microsoft Outlook, Outlook Express, Thunderbird, Eudora, etc.), una de la primeras preguntas que nos hacen estos programas es qué protocolo queremos utilizar para nuestra cuentas de correo electrónico, POP o IMAP. Sin embargo, ¿qué es POP?, ¿qué es IMAP?, ¿qué ventajas y desventajas tienen cada uno? Y, sobre todo: ¿cuál es mejor?
POP
POP (Post Office Protocol) es un sistema que permite descargar en nuestro ordenador los mensajes que nos han enviado. Actualmente, la versión más extendida de POP es la tercera y, por este motivo, los programas se refieren generalmente a este protocolo como POP3.
Como este sistema descarga los mensajes en nuestro equipo, este protocolo permite consultar un correo recibido cuando nos encontramos en un sitio sin conexión a internet. También facilita al usuario la tarea de las copias de seguridad del correo electrónico, un aspecto muy importante para todos los usuarios y, sobre todo, de cara al cumplimiento de la normativa de protección de datos, que requieren guardar copias de documentos que contengan información de carácter personal. POP también permite configurar el almacenamiento de los correos en el servidor durante un periodo de tiempo concreto.
Por último y no menos importante, el uso de POP resulta más práctico para el usuario, ya que el programa de correo electrónico y el ordenador funcionarán mejor, al agilizarse los procesos de sincronización y descarga de la bandeja de entrada en las cuentas de correo.
IMAP
En el IMAP (Internet Message Access Protocol), los mensajes se almacenan en el servidor, no se descargan al ordenador del usuario. Esto permite, por ejemplo, configurar la misma cuenta en varios ordenadores para ver el mismo contenido y carpetas.
No obstante, IMAP también tiene sus inconvenientes, ya que el usuario debe estar conectado a Internet para ver sus mensajes. También puede perjudicar al funcionamiento del equipo, ya que la sincronización de los mensajes se realiza frecuentemente y es un proceso más lento que en POP.
Además, si se llena el buzón, no es posible enviar ni recibir correos, con todas las molestias que esto supone para el usuario, así que es necesario destinar tiempo al mantenimiento y limpieza de las cuentas.
¿Qué protocolo elegir: POP o IMAP?
Para no renunciar a las ventajas de que tienen los dos protocolos, lo más recomendable es optar por una solución intermedia, basada en POP con una opción de almacenamiento o copia en el servidor durante un plazo de tiempo razonable (por ejemplo, un mes). Así, disfrutaremos de todas las ventajas de POP y de IMAP y de ninguno de sus inconvenientes:
- Podremos consultar el correo desde cualquier dispositivo de forma simultánea
- Los correos están siempre disponibles con conexión o sin ella.
- Agilizamos la sincronización de nuestra cuenta de correo.
- Evitamos que el buzón se llene, con los problemas que esto supone.
- Facilitamos la realización de copias de seguridad.
- Nos protegemos de posibles borrados involuntarios de correos durante un plazo más que razonable.
¿Cómo realizar esta configuración (POP con almacenamiento temporal)?
Cualquier usuario puede utilizar fácilmente esta opción para su correo electrónico. Este tutorial está basado en uno de los programas de correo más populares, Microsoft Outlook, pero los pasos son muy parecidos con cualquier otro.
Paso 1. En el menú Herramientas, hacer clic en Configuración de la cuenta
Paso 2. Seleccionar la opción Nuevo
Paso 3. Elegir la opción Microsoft Exchange, POP3, IMAP o HTTP
Paso 4. En la ventana en la que se introducen los datos principales de la cuenta, marcar la casilla la opción Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales
Paso 5. Seleccionar la opción Correo electrónico de Internet
Paso 6. Rellenar los datos de configuración de la cuenta de correo. Estos datos están en el Panel de Control de arsys.es
- Su nombre:
- Dirección de correo electrónico:
- Tipo de cuenta: POP3
- Servidor de correo entrante: mail.dominio.com (deberemos sustituir dominio.com por nuestro dominio)
- Servidor de correo saliente: smtp.dominio.com (deberemos sustituir dominio.com por nuestro dominio)
- Nombre de la cuenta: login que aparece en el Panel de Control (ejmplo:cbo674c)
- Contraseña: La contraseña que el usuario ha incluido al dar de alta la cuenta de correo.
Después, pulsar en Más configuraciones
Paso 7. Pulsar en la pestaña de Servidor de salida y marcar la opción Mi servidor de salida (SMTP) requiere autentificación.
En la pestaña Avanzadas, marcar la opción de Dejar una copia de los mensajes en el servidor y también la opción de Quitar del servidor después de 30 días
Paso 8. La cuenta de correo electrónico ya está configurada con la mejor solución (POP con almacenamiento temporal).
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