Aprovecha al máximo Outlook con tu correo Exchange

10min

¿Tienes tu correo en un servidor Exchange y haces uso de Outlook para gestionarlo? ¿Aún no conoces todas las posibilidades que te ofrece Microsoft Outlook?

No esperés más para aprender de forma muy sencilla cómo sacar el máximo partido a tu programa de correo.

Como muchos otros programas, MS Outlook nos ofrece todo un abanico de posibilidades que muchas veces desconocemos.

Echemos un vistazo a algunas de las opciones que podemos encontrar, para que puedas hacerte una idea de las soluciones que te ofrece este producto en la gestión de tus correos, organización de tus tareas, reuniones y citas y control de documentación compartida:

Correo

Como programa de correo basado en un servidor Exchange, podrás gestionar todo el correo de tu buzón de forma similar a otras aplicaciones:

Lectura de mensajes: en la Bandeja de Entrada podrás ver, marcados en negrita, los mensajes nuevos recibidos.

  • Recuerda que una vez leídos, los mensajes no desaparecen. Los tendrás ahí hasta que decidas eliminarlos (que pasarán a una papelera temporal hasta que decidas finalmente borrarlos). Te recomendamos vaciar la papelera del programa (carpeta Elementos eliminados) de vez en cuando, dado que dichos mensajes ocupan espacio en el servidor que puede que necesites para nuevos mensajes.
  • Por defecto, los mensajes se marcan como leídos a los pocos segundos de habernos situado sobre ellos. Podemos cambiar este comportamiento desde las opciones de la aplicación.
  • Puedes previsualizar tus mensajes en la zona derecha de la ventana (panel de lectura, del menú Ver). Es una forma sencilla de echar un vistazo rápido a su contenido en vez de tener que abrirlos de forma individual.
  • En la zona derecha, cuando estés sobre un mensaje, utiliza el menú contextual (pulsando sobre el botón derecho del ratón). Aparecerán todas las acciones que puedes hacer con el mensaje. Te recomendamos pruebes con algún mensaje que no te interese para comprobar todo lo que se puede hacer: marcar como no leído, reenviar, responder, eliminar, copiar, crear regla, etc.
  • Si un mensaje tiene adjuntos, recuerda no abrirlos si no es un mensaje de una fuente de confianza. Muchos virus se encuentran en archivos adjuntos.

Redacción de mensajes: Mediante el icono de Nuevo podrás escribir un nuevo mensaje, enviarlo a tus contactos y adjuntar los archivos que desees.

  • ¿Sabías que se incluye un corrector ortográfico? Mira en las Opciones para marcar que se compruebe siempre la ortografía antes de enviar. Puede que en algunas situaciones te interese evitar posibles faltas.
  • Puedes solicitar la recepción de una confirmación de lectura. En las Opciones dispones de una casilla de selección para dicho cometido. Así sabrás si han leído el mensaje.
  • Haz, siempre que puedas, uso de tu libreta de direcciones, donde aparecerán todos tus contactos. Te evitarás tener que recordar cada vez las direcciones de email.  ¿O es que aún llamas con el móvil insertando el número de cada uno de tus amigos?
  • Si quieres responder sólo al emisor de un mensaje, usa el botón Responder. Si el mensaje se envío a muchas personas y quieres responderles a todos, usa Responder a todos. Y si lo que quieres es enviárselo a otra persona usa el Reenviar.
  • Para reenviar más de un mensaje a varias direcciones, lo que tienes que hacer es seleccionar primero los mensajes a reenviar (usando la tecla Ctrl del teclado mientras seleccionas con el ratón). Luego pulsar en Reenviar y los mensajes seleccionados se insertarán como adjuntos.
  • ¿Sueles escribir tus mensajes usando una firma? Es decir, que los terminas siempre de la misma forma, indicando por ejemplo tu nombre, email y/o teléfono (por ejemplo). Pues utiliza la firma. En las Opciones puedes indicar que se incluya la firma en todos tus mensajes salientes, de modo que no tengas que redactarla cada vez.

Filtrado de mensajes

Puede que te interese filtrar los mensajes entrantes para, por ejemplo, eliminar los que vengan de cierta dirección, o que tengas un antispam con tu servidor y quieras que los mensajes de spam se muevan a la papelera directamente. Eso puedes hacerlo mediante reglas de mensajes.

  • Para aplicar una regla basándonos en los datos (emisor, asunto, etc.) de un mensaje recibido sólo tenemos que posicionarnos en el mismo, botón derecho y pulsar en Crear regla. Un sencillo formulario nos permitirá seleccionar lo que deseamos hacer con los mensajes recibidos: moverlos a una carpeta, eliminarlos, etc.

Calendario

El calendario te permite organizar tus citas y reuniones. Seleccionando el Calendario, podemos ver un listado de nuestro día, semana o mes (en función de la vista seleccionada) para comprobar nuestras reuniones y citas.

  • Si nuestro buzón pertenece a una organización sobre un dominio Exchange, el calendario nos dará una gestión perfecta del tiempo y disponibilidad de los contactos de la organización.
  • Añadiendo una nueva cita o reunión, podemos ver la disponibilidad de los convocados en tiempo real, si un recurso como una sala está o no disponible para dicha cita y conseguir una solicitud de reunión sin necesidad de consultar nada más.
  • Los asistentes recibirán una notificación automática de reunión que deberán aceptar o rechazar, y por la que pueden ser avisados de forma automática por el sistema. ¿No es realmente interesante? Eso sí, hace falta que las personas de la organización tengan bien actualizadas sus agendas en el calendario Exchange para conocer realmente su disponibilidad. Si, por ejemplo, uno se olvida de indicar que un día no va a estar presente, puede provocar que se le convoque para dicho día y no pueda asistir por no haber actualizado su agenda.

Contactos

La carpeta Contactos muestra la información sobre los contactos con los que sueles mantener conversación por e-mail.

  • Los contactos son, normalmente, externos a la organización porque los que pertenecen a la propia organización aparecerán en la Libreta de Direcciones.
  • Si recibes un mensaje de alguien externo a la empresa y deseas añadirlo a tus contactos no tienes más que seleccionarlo, pulsar con el botón derecho del ratón y seleccionar «Agregar a contactos de Outlook». Luego puedes completar la información del contacto (sus datos personales, si los conoces).
  • Puedes crear Listas de distribución con tus direcciones de contactos y de empresa, para enviar mensajes a grupos de personas a través de una única dirección. Desde el menú Nuevo, selecciona Lista de distribución y añade a los que desees incluir en la lista de entre la libreta de direcciones y tus contactos.

Tareas

¿Quieres tener bien organizadas tus asignaciones de trabajo diario? ¿Necesitas ordenar «tus cosas por hacer»?Las tareas de Outlook te permitirán organizarte y tener controlado todo tu trabajo pendiente. Prueba a usarlo también para tus actividades caseras (visita al médico, corte de pelo, compra semanal, …).

  • Desde la opción de Tareas, puedes ver un listado de tus tareas, y presentarlas en vistas por el criterio que decidas (completadas, atrasadas, próximos 7 días, etc.).
  • Puedes adjuntar un archivo a una tarea (como por ejemplo, un documento de texto en Word), desde el menú Agregar datos adjuntos de la tarea.
  • Cuando hayas completado una tarea, la puedes marcar como completada desde el propio listado de tareas, en la casilla «Marcar como completada«.
  • Y si una tarea se repite cada cierto tiempo, puedes crearla como periódica, desde el menú «Periodicidad…» e indicar su frecuencia.

Carpetas

La gestión de carpetas te permite: organizar tus mensajes y documentación de la forma más eficiente.

  • Recuerda que Outlook almacena toda la información del correo en carpetas, y que cada mensaje ocupa un espacio en disco, por lo que debes gestionar bien la información que almacenes si tienes un espacio en disco limitado.
  • Dentro de cada carpeta, puedes crear nuevas carpetas interiores o subcarpetas. Te servirán para organizar tus mensajes por categorías si mueves mucho correo (por ejemplo, por proyectos, fechas, etc.). Para ello, sólo tienes que posicionarte sobre la carpeta en la que deseas crear una nueva, pulsar con el botón derecho y seleccionar Nueva carpeta.
  • Recuerda que puedes crearte reglas de mensajes para que los mensajes que recibas se muevan automáticamente a la carpeta elegida. Es un modo rápido de que tus mensajes se organicen de forma automática.
  • Puedes ver los mensajes de una carpeta en otra ventana nueva simplemente posicionándote sobre la carpeta, pulsar con el botón derecho del ratón y seleccionar «Abrir en nueva ventana».
  • En Outlook puedes disponer de espacio en carpetas compartidas para que tu empresa distribuya y organice información sobre proyectos, para que esté accesible y mejore la comunicación. Es un modo muy práctico de gestionar y unificar información empresarial, de modo que los implicados en un proyecto puedan acceder a la información que necesitan en todo momento.

Y mucho más…

Esto son sólo unas nociones básicas de lo que puedes hacer con Outlook. Existen muchas más opciones que puedes descubrir:

  • En las Opciones, tienes una muy útil, que es el mensaje de «Fuera de la oficina«. Se utiliza cuando estamos fuera por trabajo o vacaciones por un tiempo y queremos enviar (sólo una vez) una respuesta automática al emisor, para informarle de que no vamos a poder leer su mensaje hasta que estemos de vuelta.
  • Cuando hemos borrado un mensaje de la papelera, tenemos otra oportunidad de recuperarlo. En las opciones existe la posibilidad de Recuperar elementos eliminados. Realmente cuando vaciamos la papelera, los mensajes pasan a otra carpeta hasta que son finalmente eliminados o recuperados. Hay que tenerlo en cuenta, ya que puede que estemos ocupando espacio en disco con mensajes que realmente no deseamos. Desde dicha opción podremos recuperarlos o eliminarlos definitivamente.
  • Puedes establecer avisos (incluyendo sonido si lo deseas) sobre tareas, calendario y citas, para que se te informe de las mismas en el momento que escojas.
  • Y muchas más… Dedica un tiempo a revisar la ayuda de la aplicación. Puedes descubrir muchas utilidades interesantes que desconocías.

Y para que puedas aprender de primera mano cómo hacer un mejor uso y sacar más provecho a tu programa MS Outlook, te ofrecemos los enlaces más interesantes a cursos gratuitos de Microsoft, donde aprenderás todo lo que necesitas sobre Microsoft Outlook:

Muchos más cursos disponibles en la web de Microsoft.

Fernán García de Zúñiga

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