Mejores gestores de correo electrónico en 2024
El correo electrónico forma una parte fundamental del trabajo del día a día de las empresas para la comunicación entre los equipos y los clientes. En el mercado existen numerosas soluciones para la gestión del correo electrónico con particularidades distintas.
¿Qué es un gestor de correo electrónico?
Aunque seguramente todo el mundo tenga bien claro este punto, conviene comenzar por describir qué es un gestor de correo electrónico. Básicamente se trata de una aplicación o software que nos permite enviar y recibir comunicaciones por correo electrónico o email.
Los gestores de correo electrónico nos permiten trabajar con el flujo de mensajes del día a día, así como almacenar grandes cantidades de emails, gestionarlos y organizar las comunicaciones de manera eficiente.
Factores clave para elegir un gestor de correo electrónico
Existen muchos programas para el trabajo con correo electrónico. Elegir la mejor alternativa depende de factores como los que vamos a explorar a continuación:
Funcionalidades esenciales
Todo gestor de correo electrónico debe ofrecer algunas funcionalidades básicas como el envío, recepción y clasificación de correos.
Sin embargo, debido a la cantidad de mensajes que tenemos que gestionar, lo ideal es que también disponga de características adicionales como la búsqueda avanzada, creación de filtros personalizados, automatizaciones, etc.
Facilidad de uso e interfaz
Para gestionar el correo electrónico de manera sencilla es importante que los programas sean fáciles de usar y ofrezcan una interfaz limpia. Además es ideal que permitan personalizar su apariencia, de modo que sean agradables y adecuados para varios tipos de perfiles de usuario.
Integración con otras herramientas
Otra de las funcionalidades básicas que podemos requerir en los programas de correo electrónico es la integración con herramientas diversas, como calendarios, plataformas de almacenamiento en la nube, automatización de tareas y cosas similares.
A veces el propio programa de correo electrónico no tiene que encargarse necesariamente de todas esas funcionalidades, sino simplemente ofrecer su integración por medio de plugins o extensiones.
Seguridad y privacidad
La seguridad y privacidad son aspectos fundamentales en los programas de mensajería. El correo electrónico debe poder transferirse de manera confidencial hasta sus destinatarios. Además, también es ideal que ofrezca algunas capas de protección que nos permitan estar a salvo contra ataques de seguridad o phishing. Por último, es muy útil que ofrezcan filtros anti-spam, para evitar que tengamos que lidiar de manera manual con las toneladas de correo basura que circulan actualmente por Internet.
Mejores gestores de correo electrónico
Si estás buscando un programa de correo electrónico adecuado para tu uso personal o para tu organización estas son las principales alternativas disponibles en el mercado.
Microsoft Outlook
Outlook es la alternativa para la gestión del correo electrónico que nos ofrece Microsoft. Es uno de los gestores de correo más populares y más avanzados, usado especialmente en entornos empresariales.
Podemos usar Outlook como programa de escritorio en la Suite Office, pero también online a través de Microsoft Office 365. Ofrece una integración perfecta con el paquete de Office, aunque actualmente es todavía más frecuente su uso en la nube con Microsoft 365, donde también tiene una integración excelente con todos los programas de ofimática en la nube de Microsoft.
Dentro de Outlook tenemos posibilidad de gestionar correos electrónicos pero también calendarios o tareas. Sus funcionalidades son muy avanzadas en lo que respecta a la organización del correo, filtros y automatizaciones. Además viene de casa la posibilidad de trabajar con un calendario para la organización de la agenda.
Mozilla Thunderbird
Thunderbird es un gestor de correo gratuito y de código abierto creado por la organización Mozilla, la misma que desarrolla el navegador Firefox. Es un software de escritorio multiplataforma.
La mayor ventaja de Thunderbird es su adaptabilidad a todo tipo de cuentas de correo electrónico de cualquier proveedor, con nuestros propios dominios. También es un programa de correo electrónico muy valorado por sus características de privacidad y seguridad.
El software de correo electrónico de Thunderbird está más centrado en la gestión del email aunque tiene la posibilidad de integrarse con numerosos servicios de terceros, con complementos que permiten añadir nuevas funcionalidades de todo tipo.
Apple Mail
Apple Mail es el gestor de correo predeterminado en dispositivos Apple, ya sean ordenadores con macOS como dispositivos iOS. Es simple y fácil de usar. Está muy optimizado para funcionar dentro del ecosistema de Apple, con una completa integración con otras aplicaciones de Apple como Calendario y Notas. Ideal para usuarios que trabajan con el ecosistema de Apple.
Gmail
Gmail es el servicio de correo electrónico ofrecido por Google. Consiste en una aplicación web que permite gestionar mensajes de correo electrónico, con numerosas funcionalidades en lo que respecta a clasificación, búsquedas y filtros. También tiene app para los móviles Android o iOS.
Se puede usar Gmail de manera gratuita con cuentas de gmail.com, obteniendo un espacio de almacenamiento que es compartido con todos los servicios de Google como Photos o Drive.
Además Google ofrece Workspace una alternativa de pago que nos permite utilizar la aplicación de Gmail con correos electrónicos de nuestros propios dominios. Gmail se integra perfectamente con las herramientas en la nube de Google como Drive, Google Calendar y Google Meet.
eM Client
eM Client es un gestor de correo electrónico que busca integración con diversas herramientas y productividad, fomentando siempre la facilidad de uso y la personalización.
Como programa de correo electrónico se encuentra disponible tanto en ordenadores de escritorio como dispositivos móviles y permite integrarse con todo tipo de servicios en la nube, de la mayor parte de proveedores. Ofrece funcionalidades muy amplias en lo que respecta a la automatización, integración con IA, organización de correos, calendarios, tareas y mucho más.
Se puede utilizar de manera gratuita en entornos personales y requiere el pago de una licencia para uso empresarial o para la configuración de más de dos cuentas de correo electrónico.
Cómo configurar y optimizar tu gestor de correo electrónico
Cada programa de correo electrónico tiene sus particularidades pero todos requerirán configurarlo y optimizarlo de una u otra manera. Vamos a ver cuáles son los principales aspectos que tendrás que hacer para empezar a trabajar con ellos de manera productiva.
1. Crea una cuenta y configura la seguridad
El primer paso para empezar a utilizar un programa de correo electrónico es configurar la cuenta o cuentas de email que vamos a utilizar.
Hay algunos gestores de correo electrónico como Gmail o Outlook 365 que ofrecen cuentas de correo electrónico gratuitas solamente con registrarnos el servicio. Otros programas como Thunderbird requieren que tengamos nuestras propias cuentas de correo, ofrecidas por algún proveedor de Internet, generalmente con los dominios personalizados de la empresa. En este segundo caso necesitarás conocer los datos de configuración de la cuenta de correo electrónico que vas a instalar, que obtienes en el panel de control de cliente del proveedor donde hayas contratado el servicio de correo.
En todo caso, además de configurar la cuenta, también será esencial que establezcamos las necesarias medidas de seguridad. Algunos servicios como Gmail vienen con características como la autenticación de dos factores de casa. En otros casos tendrás que definir las opciones de seguridad de manera manual a través de la sección de configuración de la cuenta.
2. Organiza tu bandeja de entrada de manera eficiente
En la bandeja de entrada se irán depositando todos los mensajes que vayas recibiendo. Con el paso de los días es normal que tengas decenas, cientos, o incluso miles de mensajes en tu bandeja. Es por ello que es fundamental que establezcamos algunas pautas de organización para la gestión adecuada de los correos electrónicos.
Todos los programas de correo nos permiten algún modo de clasificación de los mensajes, ya sea por medio de carpetas o etiquetas. Incluso la mayoría de los programas de correo electrónico permiten una clasificación automática de los mensajes. En este área es esencial también que el programa de correo electrónico permita al menos la clasificación automática del correo no deseado o spam.
3. Crea filtros personalizados y establece reglas para automatizar los correos
También es posible en la mayor parte de los sistemas de gestión de email crear filtros que nos ayuden a clasificar los correos de manera automática, consiguiendo que nuestro trabajo manual se reduzca bastante y evitando que se sature nuestra bandeja de entrada.
Por ejemplo, puedes configurar que los correos de ciertos remitentes o los que incluyan alguna palabra clave se marquen como prioritarios, o que se dirijan a carpetas específicas.
4. Sincroniza tu correo con una aplicación de calendario
Gracias a las integraciones con herramientas como el calendario podemos mejorar nuestra productividad y facilitar la organización de los mensajes. En este sentido muchos gestores de correo permiten convertir rápidamente correos en eventos del calendario, o recibir recordatorios en fechas señaladas para atender ciertos mensajes.
5. Integra extensiones o aplicaciones de terceros
También es frecuente que usemos aplicaciones de terceros en nuestro día a día, por lo que tendrás que configurarlas adecuadamente en los programas de correo electrónico. Algunas integraciones habituales son los servicios en almacenamiento en la nube como Dropbox, gestores de proyectos como Jira o Asana o aplicaciones de mensajería como Slack.
6. Mantén tu correo seguro
Ya hemos mencionado que una de las principales funcionalidades de los programas de correo electrónico es la seguridad. No debes descuidar este aspecto ya que la mayor parte de los ataques actuales provienen del correo electrónico, ya sea por mensajes de Phishing o por la propagación de virus.
Es por tanto muy importante que actives todas las opciones que estén a tu disposición para aumentar la seguridad. Algunas de las sugerencias más útiles son las siguientes.
Utiliza contraseñas fuertes
Usa siempre contraseñas fuertes, es decir, claves que contengan un número de caracteres elevado y que combinen distintos tipos, como letras, números y signos.
Otra cosa muy importante es que utilices contraseñas distintas para cada servicio, pues un error muy frecuente es usar la misma clave en varios lugares, lo que provocaría una exposición en múltiples servicios en caso de que uno de ellos se vea comprometido.
Filtra correos sospechosos
Asegúrate que tu gestor de correo electrónico filtre adecuadamente los correos basura, especialmente los que pretendan suplantar la identidad de otros servicios (lo que se conoce como phishing).
Revisa las configuraciones de seguridad
Comprueba cuáles son las funciones de seguridad disponibles en tu gestor de correo electrónico y revisa las configuraciones de manera regular para comprobar que los niveles de protección estén activos.
7. Optimización y mantenimiento continuo
Para asegurarte de usar las funcionalidades más recomendadas, dedica un tiempo de manera regular al mantenimiento de tu programa de correo electrónico. Por ejemplo, puedes crear filtros cuando identifiques patrones de mensajes no deseados, liberar el almacenamiento borrando mensajes que tengan archivos adjuntos que ya no necesitas, archivar los correos electrónicos importantes en las carpetas adecuadas.
Finalmente, es muy importante que mantengas la actualización de tu software de correo electrónico para tener siempre las últimas mejoras y los parches de seguridad al día.
Jefe de Producto, destaca por su expertise en Ingeniería de Telecomunicaciones y Marketing. Su labor principal en Arsys se enfoca en la consecución de la mejora continua de nuestros servicios, garantizando que cada proyecto que emprendemos con nuestros clientes culmine en un rotundo éxito.