Guía básica de Microsoft 365

1. Microsoft 365, mucho más que correo

Ahora que ya tienes contratado tu Microsoft 365, es el momento de empezar a gestionar todas las licencias de Microsoft 365: Exchange Online, Microsoft 365 Empresa Básico y Microsoft 365 Empresa Estándar. No esperes más y accede a tu servicio siguiendo los pasos detallados a continuación:

1. Entra en tu Área de Cliente indicando tu email y contraseña.
   
2. Una vez dentro, en el menú lateral izquierdo podrás ver el listado de los productos que tienes contratados. Busca la línea correspondiente a Microsoft 365, dentro de la familia Hosting, y pulsa sobre ella.
   
3. En la ventana principal aparecerán tres accesos.
   • Panel de Control. Desde el Panel de control gestionar las cuentas de Microsoft en base a las licencias contratadas.
   • Gestión Administrativa. Te permitirá contratar nuevas licencias, modificar la periodicidad de pago, etc.
   • Acceso al panel de Microsoft. Es un acceso directo al panel de Microsoft. Accede a tu cuenta con las credenciales de los usuarios creados.
     

2. Panel de Control Microsoft 365

Desde el Panel de Control, puedes gestionar tu cuenta de Microsoft 365. El primer paso es crear una cuenta de administrador. Esta cuenta tendrá permisos para administrar buzones, dominios, etc. dentro del panel de Microsoft.

• Accede al apartado de Configuración MS 365 para iniciar el asistente de configuración:

• El asistente de configuración te indicará la información que debes completar y, una vez finalizado, ya podrás acceder al portal de Microsoft.

Para configurar Microsoft 365 debes:

• Crear la cuenta y el usuario administrador de Microsoft 365. Es importante que tengas acceso al email alternativo y al teléfono del usuario administrador porque serán necesarios para validar la cuenta y acceder al portal de Microsoft.
• Confirmación de la cuenta y asignación de licencias. En este siguiente paso se asignan las licencias contratadas a la cuenta de Microsoft 365. Una vez creadas las licencias, se enviará un correo a la dirección de email alternativo que se indicó para el usuario administrador para que pueda asignar una contraseña de acceso a la cuenta.

Una vez finalizado el asistente, ya tienes tu cuenta activa en Microsoft. Cuando accedas con tu usuario administrador, podrás gestionarla completamente desde el panel de control de Microsoft. Desde allí, deberás:

1. Asociar el dominio a tu cuenta. Tu dominio todavía no está asociado a la cuenta de Microsoft 365, sigue los pasos que se indican en la ayuda de Microsoft para asociar el dominio. Durante la asociación del dominio, tendrás que agregar las entradas DNS. Si los buzones de correo que vas a crear en Microsoft ya están en uso, no modiques en este punto las entradas MX para evitar perdidas de servicio. 
2. Crear los usuarios/buzones y asígnarles las licencias correspondientes. En la ayuda de Microsoft,   tienes información sobre la gestión de usuarios, grupos y roles.
3. Actualizar la entrada MX (en el caso de que los buzones ya estuvieran en uso en Arsys u en otro proveedor), con el valor que indica Microsoft:

MX midominio.es midominio-es.mail.protection.outlook.com

A partir del momento en el que cambies la entrada MX y dependiendo del tiempo de propagación de las DNS, todo el correo empezará a entrar en tus buzones de MS 365 en lugar de en el correo de Arsys.
Recuerda que no se migra el contenido de tus buzones de Arsys a Microsoft 365. Los buzones de Arsys no serán operativos, pero el correo sigue estando allí como backup.
Tampoco se migran los contactos o calendarios, aunque puedes exportarlos e importarlos después en tu cuenta de Microsoft 365.

Con el usuario administrador tienes la capacidad para realizar una gestión avanzada de tu cuenta de Microsoft 365. En el Centro de Documentación de Microsoft 365 dispones de información detallada sobre cómo operar con tu nuevo servicio.

3. Gestión Administrativa

Desde la Gestión Administrativa de Microsoft 365 puedes:

• Ver el número de licencias de Microsoft 365 de cada tipo que tienes contratadas.
• Contratar nuevas licencias.
• Dar de baja licencias de Microsoft 365, siempre que no estén siendo utilizadas.
• Modificar la periodicidad del producto.
• Dar de baja el producto con todas las licencias contratadas.

Para contratar o reducir el número de licencias de cada tipo de tu servicio Microsoft 365, solo tienes que indicar las licencias que necesitas en el formulario. Si has reducido el número de licencias y están en uso, se mostrará un aviso indicándolo.

Ilustración 5 – Gestión Administrativa de Microsoft 365.